¿Qué es ERP y cómo funcionan los sistemas ERP?

Definición de ERP: ¿Qué significa realmente?

ERP es un acrónimo de «Enterprise Resource Management», el proceso consolidado de recopilación y organización de datos comerciales a través de un paquete de software integrado. El software ERP contiene aplicaciones que automatizan funciones comerciales como producción, cotización de ventas, contabilidad y más.

En términos sencillos, los ERP facilitan las operaciones de su empresa en todos los departamentos. Las soluciones ERP mejoran la forma en que maneja los recursos comerciales, ya sean materias primas para fabricación o horas de personal para recursos humanos.

Hay muchas más definiciones de ERP, que varían en función de si están destinadas a desarrolladores, proveedores o medios tecnológicos. La mayoría está de acuerdo en que ERP está destinado a servir a todos los departamentos de una empresa con mejores procesos comerciales.

La historia de las prácticas de ERP

Las empresas siempre han intentado utilizar la gestión de recursos empresariales, incluso si no tenía ese nombre. Las empresas siempre han luchado por equilibrar todas sus diferentes prácticas con el sacrificio de recursos en otros lugares. 

Durante mucho tiempo, esto significó que las empresas tuvieran que contratar personal adicional para administrar cada departamento. Las empresas internacionales tenían que depender de la mano de obra subcontratada en el extranjero sin forma de registrarse.

Los primeros rastros de ERP se encontraron en la fabricación, con el modelo de cantidad económica de pedido (EOQ), un sistema de programación basado en papel. Esto fue reemplazado por herramientas de planificación de recursos materiales (MRP) desarrolladas a fines de la década de 1960 que finalmente se convirtieron en herramientas de planificación de recursos de fabricación (MRP II). 

Las prácticas modernas de ERP comenzaron en la década de 1990 debido al aumento del software informático que se integraba con las operaciones comerciales diarias. Acuñado por Gartner Group, el término originalmente se centró únicamente en las nuevas herramientas digitales que permiten a los fabricantes administrar sus relaciones en la cadena de suministro, controlar el inventario, automatizar la contabilidad y mucho más.

Hoy en día, ERP se encuentra en una variedad de industrias, no solo en la fabricación. Y desde los primeros años, el software ERP ahora está disponible en plataformas alojadas en la nube.

Tipos de ERP por industria

Existen varios tipos diferentes de ERP diseñados para varias industrias con el fin de abordar sus necesidades específicas:

  • ERP de prendas de vestir: la industria de la ropa tiene que afrontar muchos cambios cuando cambian las tendencias de la moda y las estaciones.
  • ERP automotriz: los fabricantes de automóviles pueden confiar en las herramientas ERP para manejar la gestión de inventario, el control de calidad y la programación.
  • Cannabis ERP: este ERP es una solución todo en uno para el cultivo, fabricación, procesamiento y distribución de cannabis legal.
  • ERP de construcción: los contratistas de la construcción deben mantener el control de la mano de obra, los materiales, los equipos y los subcontratistas que hayan contratado para un trabajo. El software ERP ayuda con la gestión de tareas de construcción.
  • ERP para educación superior: los sistemas ERP para colegios y universidades respaldan los procesos comerciales académicos que van desde la facturación de matrículas hasta la calificación de exámenes.
  • ERP o MRP de fabricación: Remontándose a los orígenes del ERP, MRP proporciona planificación de producción, programación de cargas de trabajo de personal y máquinas y control general de inventario a lo largo de la cadena de suministro.

¿Por qué es tan importante utilizar una solución ERP específica de la industria? Un sistema ERP general lo abrumará con funciones innecesarias. Por ejemplo, los fabricantes necesitan aplicaciones para obtener materias primas, mientras que el sector de la educación superior necesita principalmente herramientas de programación para estudiantes, profesores y personal. Si bien una planta de fabricación todavía necesita un ERP con aplicaciones de programación, una escuela no necesita un ERP para administrar las materias primas.

Si su empresa descarga un ERP general lleno de funciones que no necesita, todo lo que está haciendo es ralentizar sus propios recursos. En lugar de sobrecargar sus computadoras con un paquete de software inflado, ahorre espacio informático instalando solo el ERP que necesita.

Tipos de ERP por implementación

También existen diferentes tipos operativos de software ERP:

  • ERP local: se trata de cualquier software ERP que se implemente directamente en sus dispositivos en el sitio. Estos sistemas están diseñados para empresas de todos los tamaños, aunque pueden ser más apropiados para pequeñas y medianas empresas.
  • ERP de código abierto: como cualquier software de código abierto, esta solución le permite inspeccionar, modificar y mejorar su código fuente de ERP. El uso de un ERP de código abierto le permite personalizar su aplicación para que se adapte mejor a su lugar de trabajo.
  • ERP basado en la nube: cualquier software ERP como servicio (SaaS) que esté disponible a través de un servicio de alojamiento en la nube en lugar de una implementación local. Esta opción le permite acceder a datos en tiempo real siempre que tenga acceso a Internet y sea adecuada para grandes empresas.
  • ERP híbrido: sistemas de planificación de recursos empresariales que combinan la implementación local y basada en la nube.

El software ERP basado en la nube es ideal para empresas con múltiples ubicaciones que necesitan mantenerse coordinadas entre sí. ¿Se pregunta cuál es el adecuado para su negocio? Comuníquese con Software Connect para obtener recomendaciones de software ERP específicas para su negocio.

Beneficios del ERP

La gestión de recursos empresariales proporciona un mejor rendimiento empresarial con estos grandes beneficios:

Visibilidad y racionalización del flujo de trabajo

Antes de los sistemas ERP, la coordinación entre varios lugares de trabajo requería mucho tiempo y esfuerzo. Si deseaba recibir actualizaciones sobre una parte específica de su negocio, tenía que llamar o visitar el sitio físicamente. 

Las grandes corporaciones con ubicaciones nacionales e internacionales por igual tuvieron que trabajar en zonas horarias. Y si hubiera un problema con uno de sus socios de producción en el extranjero, podría retrasar todo su negocio mientras realizaba interminables llamadas telefónicas y visitas al sitio.

Afortunadamente, los sistemas ERP revolucionaron la visibilidad del flujo de trabajo. Ahora, incluso cuando se encuentra en la sede de su oficina, puede abrir una base de datos común desde su suite ERP para obtener detalles en tiempo real sobre lo que está sucediendo simultáneamente en sus plantas de fabricación en el extranjero y centros de distribución en casa.

Inteligencia empresarial y análisis de datos

Para dirigir su negocio, su toma de decisiones debe estar guiada por datos precisos. Las soluciones ERP utilizan herramientas de inteligencia empresarial (BI) para proporcionar métodos de recopilación de datos, análisis y generación de informes. Incluso hay formas de analizar datos en tiempo real para realizar cambios instantáneos en sus procesos de producción. Además, puede utilizar datos históricos para la previsión empresarial.

O coloque sus datos en informes personalizados. Presente estos informes a accionistas importantes, socios comerciales o su equipo para mantener a todos informados sobre las métricas de los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Soluciones de programación

Las herramientas de programación son una parte altamente personalizable de las soluciones ERP. Puede organizar cuándo llegan los trabajadores por turnos, cuándo se entrega el inventario y cuándo se realizan tareas de mantenimiento en sus fábricas. Luego, coordine cada programa en un solo calendario para que todos sus departamentos y socios de la cadena de suministro permanezcan en la misma página.

Colaboración entre departamentos

Cuantos más departamentos tenga su empresa, más importante es gestionar las prácticas de comunicación interna para evitar errores. Y si su empresa tiene ubicaciones en todo el mundo, necesita una forma para que todos se mantengan en contacto a través de las zonas horarias y las barreras del idioma. 

Una falta de comunicación entre su proveedor de materias primas y el centro de distribución puede generar costosos errores de inventario. Las herramientas de comunicación de ERP organizan documentos escaneados, archivos, correos electrónicos, mensajes de texto y grabaciones de llamadas telefónicas. Incluso hay canales internos privados para la comunicación instantánea.

También puede utilizar herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para programar interacciones con clientes externos, como seguimiento de cotizaciones y seguimiento de clientes potenciales.

Gestión de riesgos y seguridad de los datos

Proteger a su empresa de prácticas fraudulentas es más importante que nunca en la era digital. Si su empresa opera en línea de alguna manera, puede estar en riesgo. Las herramientas de administración de riesgos en tiempo real brindan seguridad adicional a su empresa al realizar auditorías automatizadas y monitoreo de fraude.

Su empresa maneja una gran cantidad de datos confidenciales. El uso de un único sistema ERP proporciona seguridad al mantener toda su documentación y comunicación importantes en un solo lugar. También puede reducir la duplicación de datos manteniendo toda su información dentro de un sistema cohesivo.

Soluciones personalizables

Cada empresa tiene que tener en cuenta algunas variables únicas en sus operaciones. ¿Su negocio trabaja con empresas internacionales? ¿Tiene que presentar regularmente documentos oficiales a entidades gubernamentales? ¿Su departamento de marketing se dirige a las audiencias a través de los canales de las redes sociales? Buenas noticias: ¡hay software ERP con módulos personalizados que se adaptan exactamente a sus necesidades comerciales!

La nueva tecnología está cambiando las capacidades de las aplicaciones ERP. Las últimas tendencias incluyen la informática de inteligencia artificial y las soluciones de Internet de las cosas (IoT).

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